Электронная или электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – это уникальная комбинация символов, записанная на специальный USB-носитель. Заменяет живые подписи при заверении электронных документов.
ЭЦП нужна индивидуальным предпринимателям, чтобы упростить документооборот с партнерами и государственными органами. Она помогает дистанционно подписывать договора, подавать налоговые декларации и даже оформлять заявки на кредиты для бизнеса.
Рассказываем, как ИП получить электронную подпись – дадим пошаговую инструкцию и поделимся полезным сервисами.
Читай также: 10 сервисов ЭДО для ИП
Какими бывают ЭЦП для ИП и какая нужна вам
Электронные подписи отличаются сферой применения, степенью защиты и юридической силой.
Виды электронных подписей:
- Простая (ПЭП) – комбинация символов или пара логин-пароль. Такие подписи используются для доступа к различным интернет-ресурсам. Например, цифровой код для подтверждения оплаты в онлайн-магазине является простой электронной подписью. Также с помощью ПЭП можно защищать текстовые файлы, таблицы и базы данных от несанкционированного копирования. Простая электронная подпись не имеет юридической силы.
- Усиленная неквалифицированная (УНЭП) – ключ на USB-носителе или программа. Неквалифицированные подписи можно использовать для внутреннего и внешнего электронного документооборота (ЭДО). Юридическую силу они имеют только при наличии между сторонами соглашения о признании документов, подписанных УНЭП, юридически значимыми. Некоторые сайты государственных органов создают внутренние подписи, которые можно использовать только для этого ресурса. Пример: на сайте nalog.ru можно сгенерировать неквалифицированную электронную подпись. Она применяется только в личном кабинете налогоплательщика и не выпускается на физическом носителе.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП) – USB-носитель с закрытым ключом и сертификатом. Квалифицированная электронная подпись полностью заменяет собственноручную. УКЭП практически невозможно подделать – потребуются большие вычислительные ресурсы. Поэтому у нее максимально широкая сфера применения для бизнеса.
Индивидуальные предприниматели используют усиленные квалифицированные электронные подписи. Законодательство не обязывает получать УКЭП. Но фактически с 2023 года они нужны всем ИП, которые работают на УСН и патентах. Теперь подать заявление на зачет фиксированных взносов для уменьшения налогов можно только электронно. Значит, потребуется УКЭП. Квалифицированная подпись нужна и для решения других задач.
Для чего индивидуальные предприниматели используют электронные подписи:
- обмен электронными документами с партнерами, например акты сверки;
- участие в торгах и тендерах на интернет-площадках;
- регистрация онлайн-кассы;
- подача отчетности в ФНС, ПФР и другие контролирующие органы;
- работа в системах «Честный знак» и ЕГАИС;
- банковские расчеты и заверение платежных документов.
Далее расскажем, где и как предпринимателю получить УКЭП, какие документы для этого понадобятся.
Это интересно: 10 лучших курсов по запуску бизнеса с нуля
Как получить электронную подпись для ИП
УКЭП для предпринимателей оформляют Удостоверяющий центр ФНС (УЦ ФНС) и доверенные лица налоговой. К ним относятся некоторые банки и операторы электронных закупок. Список доверенных центров налоговая размещает на официальном сайте.
Полный перечень доверенных лиц УЦ ФНС по состоянию на июнь 2023 года
Порядок оформления электронной подписи:
1. Купите USB-токен. Это флешка формата USB Type-A, на которой будет храниться закрытый ключ подписи. Купить носитель можно у производителей, в налоговой или у доверенного лица УЦ ФНС. Самые популярные модели токенов: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ.
USB-носитель должен иметь сертификат ФСБ или ФСТЭК – это обязательное требование законодательства
2. Выберите место оформления. Обратитесь в налоговую или к доверенному лицу. Отметим, что не все отделения ФНС выдают электронные подписи. Перечень уполномоченных подразделений можно найти на сайте nalog.ru.
3. Подготовьте пакет документов и подайте заявление. Для получения УКЭП обязательно потребуются: паспорт, ИНН и СНИЛС предпринимателя, а также сертификат USB-токена. Если оформляете подпись через доверенные центры, лучше уточнить список необходимых документов. Требования могут отличаться. Подать заявление на оформление УКЭП можно электронно или в бумажном виде.
4. Получите ЭЦП. Получить подпись сможет только сам индивидуальный предприниматель – по доверенности это сделать нельзя. Если обратитесь в ФНС или к доверенному лицу лично, УКЭП выдадут в тот же день. Если подадите заявление электронно, получать подпись можно после уведомления о проверке документов. Не забудьте взять с собой оригиналы, USB-носитель и его сертификат.
5. Установите программное обеспечение. Чтобы пользоваться электронной подписью, нужно поставить на ПК программу КриптоПро CSP и драйвер USB-токена. Также потребуется настроить браузер: установить плагин КриптоПро и расширение к нему. Доверенные центры, как правило, помогают разобраться с программами и наладить работу ЭЦП.
Статья в тему: Как зарабатывать деньги на Wildberries
Где получить электронную подпись для ИП: сервисы в помощь
В этом разделе собрали сервисы, которые помогут индивидуальному предпринимателю быстро получить ЭЦП.
1. Контур Удостоверяющий центр
Заявление на оформление подписи можно подать онлайн. Чтобы получить готовую УКЭП, предприниматель должен приехать в ближайшее отделение центра. Сервис также продает сертифицированные USB-токены.
2. Удостоверяющий центр ФНС России
Заказать электронную подпись можно через личный кабинет индивидуального предпринимателя на сайте налоговой. Получать ЭЦП нужно в уполномоченных подразделениях ФНС, там же продаются и USB-носители. За услугу выпуска закрытого ключа и записи на токен платить не нужно.
3. СберБизнес
Поможет получить ЭЦП, даже если индивидуальный предприниматель не является клиентом банка. Подать заявку можно на сайте или в приложении – оформление займет от 10 до 30 минут. Чтобы забрать подпись, потребуется визит в отделение СБЕР.
4. Тинькофф Банк
Чтобы заказать электронную подпись, нужно создать личный кабинет ИП на сайте или в мобильном приложении. Получить подпись можно в точке выдаче Тинькофф, если вы находитесь в Москве, или в офисах партнеров банка в регионах.
5. Росэлторг
Выпускает электронные подписи не только для ИП, но и для наемных сотрудников. Если покупаете сертифицированный токен в сервисе, готовую ЭЦП могут доставить на дом или в офис. Техподдержка поможет установить необходимые программы, чтобы начать работу с подписью.
Как продлить электронную подпись
С 1 января 2023 года продлить УКЭП индивидуальных предпринимателей можно в налоговой и у доверенных лиц УЦ ФНС. Удостоверяющие центры, которые не входят в перечень доверенных, теперь выпускают и продлевают только электронные подписи наемных сотрудников.
Если подпись предпринимателя оформлена в УЦ, который не аккредитован как доверенное лицо, она перестанет действовать 1 сентября 2023 года. Важно успеть обновить ключ до этой даты.
Как продлить электронную подпись ИП:
1. Убедитесь, что токен исправен. Если USB-носитель работает, на него можно записать новый ключ и сэкономить на покупке флешки.
2. Подайте заявление на перевыпуск и получите новый ключ.
Первый вариант – старый ключ еще действует. В этом случае продлить подпись можно дистанционно. Для этого подайте заявку в личном кабинете на nalog.ru или через сайт доверенного центра. Переоформление произойдет онлайн, получать новую подпись лично не придется.
Второй вариант – срок действия старой подписи закончился. Тогда нужно обратиться в отделение ФНС или в офис доверенного лица. Понадобятся паспорт, ИНН, СНИЛС и сертификат токена.
Заключение
Индивидуальному предпринимателю подходит усиленная квалифицированная электронная подпись. Она позволяет подписывать любые документы, а также работать на площадках онлайн-торгов и в системах маркировки товаров.
Получить УКЭП можно в Удостоверяющем центре ФНС или через доверенных лиц налоговой. Например, в Контуре, Сбербанке или Тинькофф Банке. Продлением ЭЦП также занимаются сама ФНС и доверенные центры. Заказать новую или продлить старую подпись можно онлайн или лично в отделении налоговой и в офисе доверенного УЦ.
Полезные ссылки:
- 20 идей для бизнеса в маленьком городе
- Как делать инфографику для маркетплейсов
- 10 лучших биддеров для Вайлдберриз